Einladung richtig und stressfrei gestalten

Wie du die Einladung richtig aussprichst und dabei Zeit in der Planung sparst. Lies meine Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Einladung.

Die Einladung ist mehr als nur eine Ankündigung für ein Fest. Sie ist vielmehr die Botschaft deiner Feier, die die Vorfreude für das kommende Ereignis entfacht. Ob zu Hochzeit, Geburtstag, Jubiläum oder zum Kaffeeklatsch: die Einladung ist der erste Berührungspunkt, den deine Gäste mit deinem Fest haben. Wie du die Einladung richtig nutzt, verraten dir meine Tipps.

Was gehört zur Papeterie?

Die Papeterie ist ein breites Feld. Dazu gehören, je nach Feier: Save-The-Date-Karte, Menükarte, Platzkarten, Willkommensschild, Programmheft, Danksagung und in jedem Fall die Einladung. Soweit du dich dazu entscheidest, diese schriftlich auszusprechen. Ich bin eine Verfechterin der schriftlichen und schön gestalteten Einladung. Auch bei kleineren Festen. Das zeigt die Besonderheit des Tages und gibt eine Wertschätzung an den Gast. Ob sie digital, postalisch oder persönlichen überreicht wird, ist dabei individuell.

Die Einladung ist aber nicht nur ein Gestaltungselement im Rahmen der Feier entsprechend dem roten Faden, den ich jeder Gastgeberin und jedem Gastgeber nahe lege. Sie ist viel mehr noch eine Informationsübersicht an den Gast. Neben der Ankündigung eines besonderen Tages enthält sie viele Details. Diese sind für Gäste und Gastgeber wichtig.

Welche Größe ist für die Einladung richtig?

Nutze die Möglichkeit der Einladungskarte aus!

Wie umfangreich du die Einladung gestaltest, entscheidet sich weniger mit der Art des Festes. Bedeutend ist die Menge der zu übermittelnden Inhalte. Dabei sind zwei wesentliche Gesichtspunkte wichtig: Was wollen die Gäste wissen und was benötigen Gastgeber?

Was kommt alles in eine Einladung?

Was wird wann und warum gefeiert? Die Beantwortung aller klassischen W-Fragen ist ein guter Leitfaden. Darüber hinaus möchten Gäste aber auch wissen, was sich die Gastgeber wünschen. Daher spare nicht aus Verlegenheit an Infos zu Geschenkideen. Die Gäste möchten an die Info kommen und werden entsprechend nachfragen. Alle …!

Ebenso wichtig sind Infos zu Ablauf und der Dauer. Auch Infos zu möglicher Kleiderordnung ist wichtig, Darf eine Begleitung mitgebracht werden? Infos, ob und in welchem Umfang es etwas zum Essen geben wird. Genauso, ob es Übernachtungsmöglichkeiten gibt.

Was muss ich mit der Einladung abfragen?

Im Weiteren überlegst du dir: was musst du alles von deinen Gästen wissen, um deine Feier perfekt vorzubereiten? Nutze auch für dich die Einladung richtig!

Das können Infos bezüglich des Essens sein. Oder ob sie Unterstützung bei der Anreise benötigen. Viele dieser Infos bekommst du meist schon als Frage von deinen Dienstleistern gestellt. Gib sie entsprechend weiter. Ebenso nutzt du Fristen vom Caterer oder der Location als Antwortfrist für deine Gäste. Bitte auch bei kleinen Festen um Zu- oder Absagen. Somit kannst du besser planen. Organisierst du eine kleine Feier zu Hause, setze die Frist auf ca. 1 Woche vor der Feier bzw. vor deinen letzten Orga-, Bestell- oder Einkaufstag.

Ist weniger mehr? Nicht bei der Einladung!

Vermeide es, die Einladung nicht ausreichend zu nutzen. Alles, was fehlt, muss nämlich im Anschluss von den Gästen erfragt werden. Oder du musst nochmal Infos hinterher geben, weil du sie nicht allen mitgeteilt hast. Bei 5 Gästen zum Kaffeeklatsch am Sonntag ist das durchaus machbar. Bei über 20 Gästen wird es schon umständlich. An mehr wollen wir jetzt mal gar nicht denken. Möglich ist es auch, verschiedene Versionen zu machen. Oder manchen noch einen Einleger hinzuzugeben. Werden es zu viele Infos, darf z.B. auch auf eine Website verwiesen werden.

Nimm dir Zeit, die Einladung sinnvoll mit Infos zu füllen. Mindestens so viel, wie du für die Auswahl des Designs genutzt hast. Lass keine Fragen offen. Und mach neugierig auf dein Fest!

Du möchtest eine Übersicht für die perfekte Einladung? Schau in meine feel inspired Magazin Ausgabe 02/2024.

Danke an Whitebox Wedding für die schönen Papeterie Muster und an Julia Mihatsch Fotografie für die tollen Fotos!