Meine Insider Tipps: wie ich Geburtstag plane

Geburtstag perfekt vorbereiten. Bekommt Einblicke in meine bewährten Planungsmethoden. Für eine gelungene Feier zu Hause mit viel Vorfreude.

Yeah! Ich habe bald Geburtstag. Und den möchte ich in diesem Jahr nochmal feiern. Klein und fein, zu Hause, gemütlich, elegant und mit den wichtigsten Menschen.

Das wichtigste zuerst: der richtige Planungsstart

Ob große Feier oder kleiner Umtrunk – die wichtigsten ToDos zu Beginn sind immer gleich. Wenn die Entscheidung, ein Fest zu feiern, gefallen ist, beginne ich immer so:

1. Wann soll gefeiert werden?
2. Welchen Stil soll das Fest haben?
3. Wer soll mit feiern?
4. Was darf die Feier kosten?

All diese Fragen habe ich mir auch zu meinem diesjährigen Geburtstag gestellt. Das sind übriges auch mit die ersten Fragen, die ich bei Anfragen von euch stelle bzw. mit euch zusammen bearbeite.

Zu meinem Geburtstag soll es nochmal eine kleine Feier am Abend sein. Mit Wein, Cocktails und ein paar Snacks. Zu schöner Musik und mit vielen tollen Gesprächen. Ich möchte Menschen zusammenbringen, um gemeinsam eine schöne Zeit zu verbringen. #festefeiernwiesiefallen #esmachtsovielspaßzuplanen #gastgeberausleidenschaft

Um die Antworten auf die vier Fragen zu konkretisieren und sicher mit in die Planungszeit zu nehmen, benötigt ihr im nächsten Schritt Planungslisten. Meine wichtigsten und einzigen Planungslisten, die ich bei jeder Vorbereitung benötige sind folgende drei.

Drei unverzichtbare Checklisten – auch beim Geburtstag

Ja, es braucht tatsächlich nur drei Listen. Egal für welche Feier. Ob zum Geburtstag, zur Taufe deines Kindes, die Einschulung oder die Hochzeit. Zugegeben, einen Teil der Listen führe ich für meine Geburtstagsfeier im Kopf. Das nehme ich mir als erfahrene Eventplanerin raus. Ich empfehle euch allerdings, alle Listen schriftlich zu führen. Egal, ob ihr dazu Apps, digitale Listen oder Stift und Papier verwendet. Führt sie konsequent. Welche Listen meine ich denn nun?

Die Gästeliste

Das schönste bei der Planung ist die Frage: wen lade ich ein? Abhängig ist das natürlich auch von der Location und eurem Budget. Schreibt zu Beginn erst mal alle Personen auf, die euch wichtig sind. Erlaubt ist immer auch eine stufenweise Einladung, wenn für alle der Rahmen der Feier nicht passt. Die Liste ergänzt ihr dann mit Adressen und Infos zu euren Gästen. Das kann je nach Feier folgende Punkte beinhalten: Anreise, Übernachtung, Unverträglichkeiten, Alter, besondere Rolle. Auch für Dienstleister oder deine Mit-Planer sind diese Infos wichtig. Auf einzelnen Notizzetteln verlieren sich diese Nachrichten schnell. Und dann werden sie im richtigen Moment bei der Planung nicht berücksichtigt.

Ich habe mir für meine Geburtstagsfeier etwas für mich neues gewünscht: ich werde ohne Kinder feiern. Nach einigen Überlegungen und Abwägungen habe ich den Schritt gewagt. Natürlich nicht, ohne auf meine zweite wichtige Liste (in meinem Kopf) eine Notiz zu meinen eigenen Kindern zu machen.

Die ToDo Liste

Notiert alle Aufgaben, die zu erledigen sind. Alle offensichtlichen, alle die ihr von Dienstleistern, Mit-Planern etc genannt bekommt. Schreibt alles zu jeder Zeit dazu, was euch einfällt. Hakt ab, was erledigt ist. Schreibt euch Zeitfristen auf und ergänz, wer welche Aufgabe übernimmt. Zwischendurch scheint die Liste ins Unendliche anzuwachsen. Und das ist der Punkt, an dem ihr trotzdem beruhigt weiter planen könnt. Sogar mit einer kleinen Planungspause, um Kraft zu tanken (zugegeben, das fällt eher bei den wirklich großen Festen an). Denn ihr werdet nichts vergessen!

Zu meiner Geburtstagsplanung fange auch ich mit der schriftlichen Liste an. Denn da kommt dann der Moment, in dem ich merke: da sind ToDos, die speziell sind. Ideen, denen ich nachgehen möchte. Und da gibt es oft viele, wenn ich sie dann auch nicht alle umsetzen kann. Dieses mal!

Das wichtigste ist aber: Macht nur eine einzige Liste. Sonst verliert ihr den Überblick und habt nachher wichtige Dinge vergessen, umzusetzen. Denn oft sind es die kleinen Details, die eine Feier besonderen werden lassen. Kommen wir zur dritten Liste:

Das (Geburtstag) Budget

Nicht die attraktivste, aber mit die wichtigste Liste. Plant bitte genau mit den Kosten eurer Feier. Je größer das Fest, um so wichtiger ist eine ausführliche Checkliste. Tragt zu Beginn alles ein, was ihr euch für eure Feier wünscht. Ob ihr alles verwirklichen könnt, seht ihr dann im Verlauf der Planungen. Priorisiert, recherchiert Kosten, fragt Dienstleistung an. Füllt die Liste permanent mit Infos zu Angeboten, euren Buchungen und Zahlungen. So könnt ihr jederzeit die richtigen Entscheidungen treffen. Von der Personenzahl bis hin zur Danksagung.

Vorfreude ist die schönste Freude

Mit diesen drei Listen verläuft jede Vorbereitungszeit stressfrei. Damit die Vorfreude bleibt. Ich genieße gerade die Vorfreude in vollen Zügen. Zusätzlich profitiere ich wohl von meiner Erfahrung: Wann was zu welchem Zeitpunkt zu tun ist, macht mir zum Glück keine Sorgen. Ich genieße es, das richtige Essen auszuwählen, eine passende Einladung zu gestalten, Ideen zur Deko zu sammeln und den richtigen Ablauf der Feier zu kreieren.

Alles Dinge von meiner ToDo Liste. Alles Dinge, warum ich so eine große Freude am Festefeiern habe – neben der Konzeption und Planung vorab. Und natürlich dem Festtag selbst. Wie der aussieht und wie wir ihn ebenfalls stressfrei und entspannt gestalten, dazu bald mehr.

Man kann übrigens nicht früh genug mit der Erstellung dieser drei wichtigen Checklisten und somit einer detaillierten Planung von Festen beginnen. Also plant doch schonmal euer nächstes Highlight. Und startet dann zur richtigen Zeit stressfrei mit der Umsetzung.

Wenn ihr mehr Unterstützung bei der Erstellung eurer Listen braucht, ist das vielleicht was für euch: DIY Service Checklisten